UD Mella Kreasi merupakan Industri Kecil Menengah (IKM) Furniture dan Handycraft, berlokasi di Serenan Klaten, yang memproduksi mebel dengan menggunakan bahan dasar dari berbagai macam kayu seperti kayu jati, kayu mahoni, dan produk kerajinan dengan pelepah pisang, rotan, dan kerajinan halus. Adanya Pandemic Covid-19 yang berdampak global pada berbagai sektor industri, juga berimplikasi pada IKM furnitur kayu, UD Mella Kreasi.
Saat terjadi Pandemik, permintaan pasar UD Mella Kreasi mengalami penurunan yang signifikan, yang berimplikasi pada turunnya aktivitas produksi furniture dan kerajinan. Untuk mempertahankan bisnis dan industri, UD Mella Kreasi melakukan kebijakan efisiensi tenaga kerja, dengan mengurangi jumlah karyawan guna menekan biaya operasional yang harus dikeluarkan. Seiring dengan kondisi pandemik yang berangsur-angsur membaik, mulai akhir tahun 2021 tingkat permintaan pasar UD Mella Kreasi sedikit demi sedikit kembali menunjukkan kenaikan 5 % hingga 10 %. Namun demikian, untuk menormalkan dan menstabilkan kondisi finansial, UD Mella Kreasi belum dimungkinkan menambah karyawan kembali.
Berdasarkan observasi awal, pihak manajemen UD Mella kreasi memaparkan masalah berkaitan dengan pengelolaan persediaan bahan baku, karena memang saat ini belum tersedianya karyawan khusus yang mengelola bagian tersebut. Untuk sementara pengelolaan tersebut dilakukan secara paralel oleh karyawan produksi dibantu karyawan segala bidang (diistilahkan dengan “karyawan serabutan”). Namun hal ini beberapa kali menimbulkan ketidaksinkronan pekerjaan, jumlah persediaan dan produksi. Beberapa penyebabnya antara lain sistem pengelolaan bahan baku yang kurang terstruktur, pencatatan manual yang rawan hilang, hingga beban kerja karyawan di UD Mella Kreasi yang terindikasi kurang seimbang.
Berangkat dari problem tersebut, Grup Riset Center for Research in Manufacturing System (CRiMS) Teknik Industri UNS bersama dengan Tim Proyek Perancangan Terpadu 2021 melakukan eksplorasi lebih jauh untuk menganalisis permasalahan dan mengidentifikasi solusi dalam rangka mendukung IKM UD Mella Kreasi. Hasil diskusi dengan pemilik sekaligus manajemen UD Mella Kreasi mengkerucutkan pada solusi digitalisasi sistem persediaan serta manajemen penjadwalan karyawan.
Sistem persediaan yang akan diimplementasikan di UD Mella Kreasi adalah aplikasi AirTable cloud, yaitu software open-source yang potensial dipergunakan sebagai sistem pencatatan persediaan berbasis cloud computing. Software ini dipilih dengan pertimbangan, tidak berbayar, tidak memerlukan investasi hardware memori, dan penggunaannya cukup sederhana sehingga sumber daya manusia di IKM mitra cukup mampu mengoperasionalkannya.
Untuk mengimplementasikan software tersebut, tim PKM sekaligus memperbaiki prosedur operasi (SOP) pengelolaan persediaan bahan baku di UD Mella Kreasi. Hal ini akan berimplikasi pada penataan waktu/jadwal karyawan yang mempertimbangkan keseimbangan beban kerja. Untuk mencapai target tersebut, PKM diawali dengan kegiatan sosialisasi aplikasi AirTable cloud, sosialisasi SOP manajemen persediaan, serta pemberian usulan jadwal karyawan. Kegiatan ditindakkanjuti dengan pemberian pelatihan dan pendampingan karyawan administrasi serta manajemen UD Mella Kreasi untuk mengimplementasikan solusi- solusi tim PKM.
Aplikasi AirTable software telah terimplementasi di UD Mella Kreasi selama kurang lebih 1 bulan. Selama proses tersebut telah diterapkan prosedur (SOP) baru untuk manajemen persediaan bahan baku. Selama penerapan SOP baru tersebut, tim PKM juga telah memberikan masukan berkaitan dengan manajemen penjadwalan karyawan. Hal ini karena proses di gudang bahan baku telah teratasi oleh administrasi UD Mella Kreasi dengan AirTable software, sehingga lebih terstruktur, dan karyawan produksi tidak perlu lagi diperbantukan di gudang persediaan untuk menata, mencari, dan menstrukturkan kayu, rotan, dan bahan baku furniture yang lain. Selain itu, manajemen penjadwalan ini juga telah memilah dan mengakomodasi struktur jadwal berdasarkan kelompok usia karyawan, dengan tujuan meminimalkan beban kerja fisiologis dan psikologis berlebih (diatas standar)
